屋内型トランクルームにおける文書保管専門とは、一体どのようなものなのでしょうか。宅配とクラウド型とはどう違うのか、それぞれの特徴と2つの機能を併せ持つハイブリッド型ついて、徹底解説します。この記事で文書管理についての知識を付けて、ニーズに合ったトランクルームを選択しましょう。
屋内トランクルームの文書保管専門とは？
屋内トランクルームの文書保管専門とは、おもに企業の社内文書や取引先情報が含まれる重要文書の保管を専門に行う業者のことです。
企業では、契約書や履歴書などの法定保存文書は、それぞれに保存期間が設定されており、定款や登記関係書類などの永久保存文書は、永久に保存することが義務付けされています。これらの文書はこれまで企業単独で保管されいたため、整理のために膨大な時間が割かれ、保管のためのスペースが確保されていました。
しかし近年、情報漏洩が問題視されるようになり、文書管理には莫大なセキュリティ対策費用が必要となっています。また、流通経路の整備やインターネットシステムの発展によって、企業から委託され文書をセキュアな環境で保管する、文書保管専門の屋内型トランクルームが登場しました。
人件費、保管スペース共に大幅な削減が可能となるため、文書保管専門の屋内トランクルームを利用する企業は年々増加しています。
文書保管専門業者には、おもに「宅配型」と「クラウド型」の2つの種類があり、最近ではこの2つの機能を併せ持つ「ハイブリッド型」も登場しています。それぞれに詳しく説明しましょう。
宅配型の文書保管専門トランクルーム
宅配型の文書保管専門屋内トランクルームとは、預かった文書を倉庫に保管し、要望に応じて取り寄せたい文書を宅配する業者です。おもな業務は客との連絡業務、預かりと宅配業務、文書保管業務の3つです。合わせて古い書類の廃棄サービスを行っている業者も多くあります。
連絡業務から保管、宅配まですべてを自社で行う業者がある一方で、連絡業務だけを行い、配送業者と保管セキュリティー会社に委託している業者もあります。また、箱単位、ファイル単位で保管、管理してくれる業者もあれば、パレットと呼ばれるボックス単位で保管する業者もあります。
このように保管の単位や状況、温度湿度の管理の有無やセキュリティのレベル、取り出し単位などに合わせて料金も大きく異なります。料金だけで選ばずサービスを比較し企業ニーズに合わせて選びましょう。
宅配型は、すでにデータ化された文書の保管先を探している企業におすすめします。
クラウド型の文書保管専門トランクルーム
クラウド型の文書保管専門トランクルームとは、文書管理ソフトを用いてデータ化した書類を、ネット上のセキュリティの高いクラウド内に保管してくれる業者です。クラウドに保管することで、常に最新の文書データを確認することができ、検索機能もあるため書類を探す手間が省けます。
また、パソコンだけでなくスマートフォンやタブレットからも取り出すことができるため、社員間で1つの文書を共有でき紛失の心配がなくなります。作業工数を大幅に減らすことができるため、経費の大幅な削減が見込めます。ただ、文書をデータ化してネットで保管しても、紙の文書原本自体はどこかに保管する必要があります。
クラウド型はスペース面とセキュリティ面において、文書の保管先が確保できている企業におすすめです。
ハイブリッド型の文書保管専門トランクルーム
ハイブリッド型の文書保管専門トランクルームは、宅配型とクラウド型のハイブリッドといえるサービスです。具体的には、まず宅配で文書を預かり、保管してくれます。つぎに預かった文書はスキャナーでスキャンし、読み取った文字を解析するOCRソフトを用いて文書をデータ・暗号化してくれます。
データ化された文書はまとめてCSVデータで取得でき、インターネット上のセキュアなクラウドにも保存されます。また、データをグラフ化しプレゼンなどに使いやすくするオプションもあります。
データ化された文書はいつでもPDFやWORDでクラウドから取り出し可能となるため、大変便利です。また、預けた文書の原本は、スキャン後も引き続き保管されます。データ化は、すべての文書を行うプランと、依頼した文書のみ行うプランがあり、料金も異なるため企業に合ったものを選びましょう。
ハイブリッド型は、文書のデータ化と保管先が共に必要な企業におすすめします。
まとめ
屋内型トランクルームの文書保管専門とは、どんな業者なのか解説しました。宅配型、クラウド型、そしてハイブリッド型の3つの種類のそれぞれの違いとおすすめの企業についても詳しく説明しました。参考にしてニーズに合ったトランクルームを見つけましょう。