この記事をご覧の皆さんの中には、文書の保管をする際に何か良い方法があれば知りたいと考えている人もいるのではないでしょうか。
文書保管を効率的に行える1つの方法としてトランクルームで文書を保管する方法がありますが、他の文書保管の方法との違いやどのようなメリットがあるのか気にあることでしょう。
そこで、今回の記事では、他の文書保管の方法との違いやトランクルームで文書を保管する際のメリットなどを中心に説明していきます。
文書保管の方法のご紹介！
自社に蓄積した文書の保管を円滑に行うための方法にはどのようなものがあるのでしょうか、具体的な内容については以下で説明していきます。
文書保管の方法には以下のようなものがあります。
| サービス名 | 概要 |
| ①レンタル収納スペース | レンタル収納スペースでは、ただ単に運営会社から一定のスペースを借りて文書を保管します。
スペースを借りるだけなので、文書の出し入れは利用者自身で行うことになるうえ、文書の紛失などがあった場合にはそれらの管理は原則的には自己責任となっています。（保険をつけておけば補償を受けられる可能性もある） |
| ②トランクルーム | トランクルームでは、運営会社に目的となる物品などの保管を完全寄託することになります。
トランクルームに文書の保管を依頼する際には、預けたい文書の移動は基本的に倉庫会社の担当者が行うことになります。 そして、保管中文書が紛失したり、災害で損害を受けたりした場合にはトランクルームの運営会社によって補償されることになります。 また、施設の入退館管理や防犯カメラなどのセキュリティ対策も充実させている業者が多くなっています。 加えて、文書保管のトランクルーム業者の中には、預けた文書を電子化してクラウド上に登録してもらい一括管理することができるサービスも提供している業者もあります。 インターネットを通じてパソコンやタブレット、スマートフォンなどからそれらの文書にアクセスすることもできますので非常に利便性が高いです。 |
文書保管の方法は上記の表で紹介したようなものが主な方法となっていますが、トランクルームとレンタル収納スペースサービスの違いはいくつかありますが、最大の違いは利用時の契約体系にあります。
トランクルームは寄託契約に基づいたものであり、レンタル収納スペースサービスは不動産賃貸借契約に基づいたものとなっています。
上記の契約体系に基づき、トランクルームでの文書の保管については運営者が責任を持ってしっかりと管理し、紛失などの問題が発生した場合に責任を負うことになるのですが、レンタル収納スペースサービスの場合では運営者に責任が基本的には発生しません。
さらに、トランクルームは倉庫業として運営されていることから管理体制もより厳格となっている点についてもレンタル収納スペースサービスとは異なる大きな違いの1つとなっています。
自社の文書の保管をトランクルームなどの外部の施設に保管することを検討する際には、上記で説明したような内容に注意して検討を行うようにしてください。
トランクルームで文書保管する際のメリットとは？
トランクルームで文書保管する際のメリットにはどのようなものがあるのでしょうか、具体的には以下のようなものがあります。
充実したセキュリティ体制が配備されている
トランクルームで文書保管する際のメリットの1つ目には、充実したセキュリティ体制が配備されていることが挙げられます。
基本的に文書の保管をするためには屋内のトランクルームを利用することが多いと思いますが、屋内のトランクルームでは施設の入退館管理や防犯カメラなどのセキュリティ対策をしっかりと行っている施設が多く、文書の保管を委託しやすくなっています。
文書は企業内の需要事項に関わるものが含まれていることもありますので、セキュリティ対策がしっかりと行われている施設に保管を寄託することはとても重要です。
文書保管のための適切な環境構築が行われている
トランクルームで文書保管する際のメリットの２つ目には、文書保管のための適切な環境構築が行われていることが挙げられます。
文書を保管するうえで紙という性質から湿度や温度に注意して管理しておかないと劣化が進みやすくなってしまい、文書を実際に取り出す必要がある場合に適切に文書の利用を行うことができなくなってしまいかねません。
屋内型のトランクルームではセキュリティに加えてこの湿度や温度などの保管環境の管理まで行っている業者が複数あることから、その後の利用の場面のことまで考えて文書の保管を寄託することができます。
文書保管のためのスペースを比較的安めに借りることができる
トランクルームで文書保管する際のメリットの３つ目には、文書保管のためのスペースを比較的安めに借りることができることが挙げられます。
文書保管を行うためにスペースを自社内に用意しようと知ると労力やコストがかかりやすくなってしまううえ、必ずしも必要なスペースを用意できるとも限りません。
トランクルームを利用することによって自社で準備するよりも比較的安い費用や労力でスペースを準備することができるので、この点についても非常に利便性が高くなっています。
まとめ
ここまで、他の文書保管の方法との違いやトランクルームで文書を保管する際のメリットなどについて説明してきましたが、いかがでしたか。
文書の保管を効率的に行うための方法として2つの方法をこの記事では紹介しましたが、目的達成のための有用な方法としてはトランクルームを利用することが最も理にかなっていると言え、その概要について押さえておくことは重要と言えるでしょう。
この記事をご覧の皆さんは、今回の記事で説明した内容を参考にして、他の文書保管の方法との違いやトランクルームで文書を保管する際のメリットなどについての学習に役立てると良いのではないでしょうか。
長くなりましたが、ここまでお付き合いいただきありがとうございました。